Meine 5 besten Tipps für ein stilsicheres Miteinander in Meetings
Liebe Leser/innen
gehen Sie gerne auf Meetings, oder denken Sie eher, dass Meetings reine Zeitverschwendung sind?
Meetings sind wichtig, um sich auszutauschen und im Team, z.B. im Vertrieb einen gemeinsamen Nenner – im Projekt, bei Terminabstimmungen und der Bewältigung von Herausforderungen – zu finden. Ich bin jedoch der Meinung, dass viele Meetings viel effizienter, wertschätzender und zum Wohl aller Teilnehmer/innen ablaufen würden, wenn im Vorfeld gemeinsam entsprechende „Regeln“ festgelegt werden.
Sehr oft coache und trainiere ich leitende Angestellte oder Führungskräfte darin darin, wie sie Meetings mit unterschiedlichen Teilnehmern zielorientiert, stilsicher und authentisch durchführen, damit das Meeting Spaß macht und einen Mehrwert für alle Beteiligten darstellt.
Nutzen Sie für Ihr nächstes Team-Meeting gerne meine fünf besten Tipps
Tipp Nr 1: Meet & Greet
Beginnen Sie Meetings immer mit einer kurzen und lustigen Vorstellungsrunde, selbst wenn sich die Teilnehmer schon kennen. Das ist eine wunderbare Gelegenheit, Stimmungen festzuhalten und sich besser zu verstehen. Starten Sie das Meeting mit einer spontanen Frage, wie zum Beispiel „Übrigens: Wer kommt alles aus XY?“, oder „Wer hat heute schon gelacht?“
Nutzen Sie die Gelegenheit auch dafür, dass die Teilnehmer ihre Wünsche beisteuern können. Wechseln Sie im Team regelmäßig die Teamleitung, damit Sie auch introvertierten, schüchternen und neuen Kollegen die Chance geben, sich einzubringen. So stärken Sie von Anfang an den Teamgeist.
Ich nutze bei meinen Trainings immer kleine Spiele in der Meet & Great Runde, wie z.B. „Was ist meine lustigste Charaktereigenschaft“ oder „Was ist meine Lieblingssportart“.
Tipp Nr 2: Gemeinsame Planung der Agenda und Protokoll
Legen Sie im Vorfeld gemeinsam kurz eine Agenda mit drei bis vier Punkten sowie einen zeitlichen Rahmen fest, aber beharren Sie nicht steif darauf. Flexibilität ist das Zauberwort. Ich erlebe das oft bei meinen Kick-Off-Online-Coachings mit Gruppen, dass die Gruppe dann doch das ein oder andere weglassen möchte oder die Zeit aus diversen Gründen straffen möchte. Seien Sie sich deshalb im Klaren darüber, was die wirklich wichtigsten Punkte sind und was Sie im Zweifelsfall für alle weglassen können.
Ordnen Sie die Punkte nach der aktuellen Dringlichkeit und den wichtigen Themen des Teams. Lassen Sie genügend Puffer zwischen den Themen und nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um gemeinsam Lösungen zu finden.
Ganz wichtig: Bauen Sie mit jedem Team-Mitglied unabhängig von seiner Persönlichkeit eine Beziehung auf und wertschätzen Sie als Meeting/Team-Leiter die Einzigartigkeit von jedem/jeder. Fragen Sie deshalb jedes Mitglied im Team nach seiner Meinung, Wünschen und Lösungsideen. Nutzen Sie deshalb auch öfters die Natur oder andere Möglichkeiten für Brainstorming und Design Thinking in Meetings.
Das Protokoll sollte meiner Meinung nach ein Team-Mitglied schreiben, der wirklich wahre Freude daran hat, Dinge schnell zu erkennen und komprimiert zusammenzufassen. Gerade Scanner-Persönlichkeiten oder hochsensible Menschen, die vielleicht nach Außen introvertiert wirken, sind ein Meister darin, alles aufzusaugen wie ein Schwamm und dann kurz, knackig und übersichtlich weiterzugeben.
Tipp Nr. 3 „Wertschätzende Kommunikation“
„Alpha-Tiere“ und Menschen, die sich gerne reden hören, gibt es überall. Einseitige Kommunikation ist auf Dauer langweilig und führt oft dazu, dass viele Angestellte Meetings für sinnlich oder als Zeit-Verschwendung erachten.
Für mich als Trainerin war das am Anfang eine Lernaufgabe, abzuwarten bis meine Teilnehmer von selbst auf Lösungen kamen. Ja, es gibt Menschen, die denken schneller, und es gibt Menschen, die brauchen etwas mehr Zeit. Wenn Sie zu den ungeduldigen Menschen gehören, fallen Sie niemandem ins Wort. Nutzen Sie gerne mein Mantra „Ich bleibe geduldig in Geduld, weil ich weiß, dass alles zur rechten Zeit zu mir kommt.“
Legen Sie im Sinne der wirkungsvollen Kommunikation im Meeting verbindliche Kommunikationsregeln fest. Dazu gehören:
- Ich lasse jeden ausreden.
- Ich höre richtig zu und hin und urteile nicht, sondern nehme die Aussage als wertfreie Meinung.
- Ich stelle Fragen, wenn ich etwas nicht verstanden habe.
- Ich kommuniziere immer in ICH Botschaften und sage, welches Gefühl ich habe.
- Ich bin taktvoll und wertschätzend zu allen Menschen im Meeting und stelle niemanden bloß.
Tipp Nr. 4 „Nutzen Sie die kleinen Tugenden des Freiherrn von Knigge“
Pläne, über die im Meeting gesprochen werden soll oder angesetzte Zeiten können sich kurzfristig ändern. Haben Sie Verständnis, wenn einige Kollegen dann nicht teilnehmen können. Verabschieden Sie sich von der Perfektionismus-Falle, wir werden nie alles einhundert Prozent richtig machen oder jeden für uns gewinnen.
Gutes Benehmen ist jedoch für jedes Meeting wichtig. Dazu gehören:
- Verständnis, dass sich Pläne eventuell ändern können
- Rücksichtnahme auf neue und schüchterne Kollegen und diese ermutigen, etwas zu sagen mit einem Wort der Anerkennung
- Toleranz gegenüber anderen Ideen, Meinungen und Ansichten
- Taktgefühl wahren und niemanden vor den anderen heruntermachen
- Keine Revierkämpfe oder Machtspiele
- Gemeinschaftsgefühl: darauf achten, dass jeder etwas sagen kann und jeder gehört wird
Tipp Nr. 5 „Sprechen Sie nur auf der Hauptbühne und lassen Sie keine Nebenschauplätze zu“
Achten Sie darauf, dass bei jedem Teilnehmer das Handy möglichst auf lautlos ist. Telefonieren Sie nicht während des Meetings und checken Sie auch keine E-Mails. Zollen Sie dem Meetingleiter durch 100% Präsenz und 100% Commitment Respekt. Reden Sie nicht ständig dazwischen.
Blocken Sie sich entsprechende Zeit als festen Team-Event. Neue Themen, die während der Diskussionsrunde aufkommen, schieben Sie bitte fürs nächste Meeting auf. Achten Sie auf 100% Klarheit im Team, um gemeinsam die Unternehmens- und Persönlichkeitsziele von jedem Team-Mitglied umzusetzen.
Mein Fazit: Meetings können wirklich Spaß machen, wenn Sie „Spielregeln“ für ein wertschätzendes Miteinander aufstellen.
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Ihre Janine Katharina Pötsch
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