💎 So gehen Sie als Unternehmer und Solo-Selbstständige*r elegant mit Zahlungserinnerungen an Kunden um!

Liebe Leser/innen,

In der Geschäftswelt werden Sie früher oder später damit konfrontiert werden, dass ein Kunde nicht oder verspätet zahlt. Dabei ist es von großer Bedeutung, dass Sie elegant mit der Zahlungserinnerung umgehen, die Sie an den Kunden herausschicken. Schließlich möchten Sie sicherlich nicht, dass die Beziehung zum Kunden unter der ausstehenden Zahlung leidet, gleichzeitig aber auch Ihre finanziellen Interessen wahren. In diesem Artikel beleuchten wir, wie Sie am besten mit Zahlungserinnerungen an Kunden umgehen. 

Ich hatte in meinem fast 20-jährigen Unternehmertum auch schon die ein oder andere Gelegenheit, Kunden stilsicher an Zahlungen zu erinnern. Sicherlich ist das für den ein oder anderen unangenehm. Auf der anderen Seite hatte ich selbst auch schon mal ein oder zwei Rechnungen vergessen zu bezahlen

„Leicht ist’s, zu mahnen, schwer, im Leide stark zu sein.“

– Euripides –

💎 Wann ist eigentlich eine Zahlungserinnerung angebracht?

Von entscheidender Bedeutung bei Zahlungserinnerungen ist der richtige Zeitpunkt. Wird das Mahnschreiben zu einem zu frühen Zeitpunkt verschickt, kann es den Kunden unnötig unter Druck setzen und die Kundenbeziehung belasten. Die Zahlungserinnerung sollte aber auch nicht zu spät versendet werden, da sich dies entsprechend negativ auf die Liquidität Ihres Unternehmens auswirken wird. In diesem Fall kann ein strukturiertes Forderungsmanagement von Vorteil sein, mithilfe dessen Sie ermitteln, wann der beste Zeitpunkt für den Versand der Zahlungserinnerung ist. Dabei sollten Sie auch die jeweilige Situation berücksichtigen. Handelt es sich um einen langfristigen Kunden, der seine Rechnungen früher immer fristgerecht beglichen hat, können Sie nachsichtiger sein. Bei einem Kunden, der Zahlungsfristen immer wieder verletzt, sollten Sie jedoch weniger Nachsicht zeigen, um ihn zu einer besseren Zahlungsmoral zu bewegen.

💎 Tipp Nr. 1: So kommunizieren Sie souverän und diplomatisch

Bei Zahlungserinnerungen sind gute Kommunikationsfähigkeiten gefragt. Sie sollten unbedingt vermeiden, autoritär und drohend zu wirken, wenn Sie den Kunden über eine noch ausstehende Zahlung in Kenntnis setzen. Dementsprechend sollte die Nachricht zwar freundlich, aber auch bestimmt formuliert sein. Selbst wenn der Kunde mit der Zahlung in Verzug geraten ist, erfordert der Umgang mit ihm Respekt. Fällt die Zahlungserinnerung höflich aus, kann dies den Kunden dazu bewegen, die Zahlung zügig zu veranlassen und das ohne, dass es der Kundenbeziehung schadet. 

💎 Tipp Nr. 2: So kommunizieren Sie transparent

Bei Zahlungserinnerungen sollten Sie zudem auf eine transparente Kommunikation setzen. Vage Formulierungen gilt es zu vermeiden. Stattdessen sollten Sie für klare Verhältnisse sorgen. Der Kunde muss genau wissen, was von ihm erwartet wird. Dementsprechend gehören auf die Zahlungserinnerung nicht nur der zu zahlende Betrag, sondern auch die unter Umständen durch die Zahlungsverzögerung entstehenden Kosten. Das Fälligkeitsdatum muss ebenfalls angegeben sein. Diese Informationen ermöglichen es dem Kunden, die Gründe für die Mahnung besser nachvollziehen zu können und stärken Ihre Glaubwürdigkeit. Besonders einfach lässt sich eine Zahlungserinnerung mit einer passenden Vorlage erstellen.

💎 Tipp Nr. 3: So agieren Sie flexible mit Zahlungserinnerungen

Ein Grund für noch nicht beglichene Rechnungen kann darin bestehen, dass der jeweilige Kunde in finanzielle Schwierigkeiten geraten ist. In einem solchen Fall kann er sich die ausstehende Zahlung eventuell gar nicht leisten. Daher sollten Sie die direkte Konfrontation möglichst vermeiden und gemeinsam mit dem Kunden nach einer Lösung suchen. So könnten Sie unter anderem gestaffelte Zahlungen, Ratenzahlungen oder andere flexible Zahlungsmodelle mit dem Kunden vereinbaren. Mit der Bereitschaft für eine gemeinsame Lösung signalisieren Sie dem Kunden Verständnis für seine Situation und können sein Vertrauen in Sie verstärken. Eventuell ist es dem Kunden selbst unangenehm, dass er in Zahlungsverzug geraten ist und er verfügt eigentlich über eine hohe Zahlungsbereitschaft. In diesem Fall ist ein sensibles und einfühlsames Vorgehen besonders wichtig und es macht Sinn, nicht direkt Mahnungen zu verschicken, sondern offen mit dem Kunden zu kommunizieren. Der richtige Umgang mit einer Zahlungserinnerung gehört zu einem guten Kundenservice und ist demnach wichtig für die Kundenbindung. 

💎 Tipp Nr. 4: So individualisieren Sie Zahlungserinnerungen

Grundsätzlich gilt, dass jeder Kunde einzigartig ist und auch die Gründe für die Verzögerung der Zahlung unterscheiden sich teilweise erheblich voneinander. Daher kann es Sinn machen, die Zahlungserinnerungen zu personalisieren und die individuellen Umstände des jeweiligen Kunden zu berücksichtigen. Auf diese Weise lässt sich die Kundenbindung an Ihr Unternehmen verbessern, da Sie dem Kunden klarmachen, dass Sie an einer langfristig erfolgreichen Zusammenarbeit interessiert sind und nicht nur an der Zahlung.  

💎 Tipp Nr. 5: So automatisieren Sie Zahlungserinnerungen

In Zeiten der Digitalisierung können Sie Ihr Forderungsmanagement automatisieren und müssen sich somit nicht mehr manuell mit der Erstellung von Zahlungserinnerungen befassen. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch die Fehleranfälligkeit. Im Rahmen der Automatisierung profitieren Sie von einem professionelleren Auftritt, da weniger Fehler auftreten. Zudem können Sie sich aufgrund der Zeitersparnis um strategische Aspekte des Forderungsmanagements kümmern. 

Mein Fazit: Zahlungserinnerungen gehören zum Unternehmertum dazu, die Frage ist nur wie wir elegant damit umgehen, um Kunden nicht zu verlieren!

Ich wünsche Ihnen viel Freude beim Umsetzen meiner Tipps!

Mit stilvollen Grüßen

Ihre Janine Katharina Pötsch

Wegbegleiterin für Image & Persönlichkeit im Business

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