Liebe Leserin und liebe Leser,

viele meiner Kunden/Kundinnen, die als Selbstständige arbeiten, fragen mich oft, warum ich zwei Büro-Adressen haben – eine in München und eine in Miesbach. Ich bin als Mentorin für Fach- und Führungskräfte im D.A.C.H. sowie als Managementtrainerin deutschlandweit unterwegs. Meine Trainings und Coachings finden somit direkt beim Kunden vor Ort statt.

Ich habe viele Jahre in München gelebt und mir dort einen guten Namen gemacht. Nach meinem Umzug ins Tegernseer Tal wollte ich meinen meine langjährig aufgebaute gute Google Suche nicht verlieren und bin somit auf die Suche nach einem Virtuell Office bzw. nach einer ladefähigen Geschäftsadresse gegangen. Diesen Service habe ich auch in München genutzt, weil ich somit beruflich und privat trennen kann.

Gerade Selbstständige, Freiberufler und Start-ups benötigen am Anfang oftmals kein Büro und sparen sich dadurch die Kosten sowie den organisatorischen Aufwand. Doch vor Kunden und Geschäftspartnern macht es keinen guten Eindruck, die Privatadresse und lediglich eine Mobilnummer im Impressum und auf der Visitenkarte anzugeben. Eine Geschäftsadresse und Festnetznummer kann die Lösung sein: Das Virtual Office lässt sich als Postadresse sowie für den Telefonservice nutzen. Die Anmietung erfolgt flexibel nach Ihren Wünschen, stunden-, tage- oder wochenweise. Erfahren Sie mehr darüber, worauf Sie achten sollten, wenn Sie ein Virtual Office nutzen und welche rechtlichen Aspekte zu beachten sind.

Was ist ein virtuelles Büro?

Ein Virtual Office dient als permanente Geschäftsadresse, ohne dass der Nutzer dort tatsächlich anwesend ist. Ein Virtual-Office-Anbieter (siehe eBuero) nimmt Anrufe entgegen und bearbeitet die Post. Sie gehen währenddessen im Home-Office, mobil oder unterwegs beim Kunden Ihrem Job nach und erhalten in Echtzeit eine Benachrichtigung über erfolgte Anrufe oder eingegangene Post. Für Kunden und Partner steht stets eine feste Adresse und Telefonnummer zur Verfügung.

Virtuelle Büros dienen darüber hinaus als Büro auf Zeit und um Geschäftspartner, Kunden und Interessenten persönlich in professioneller Umgebung zu treffen.

Für wen lohnt sich ein Virtual Office?

Das virtuelle Büro erfüllt zahlreiche Ansprüche: Freelancer im Home-Office erhalten eine Geschäftsadresse und Festnetznummer und nutzen folglich nicht ihre privaten Daten. Selbstständige ohne eigene Assistentin lagern organisatorische Tätigkeiten aus, um sich auf ihre Kernarbeit zu konzentrieren. Anfragen von Kunden und Partnern erreichen sie dennoch – das erledigt die virtuelle Sekretärin.

Virtual Offices befinden sich oftmals in Top-Lagen. Das steigert Ihr Renommee und damit Ihre Wettbewerbsfähigkeit deutlich. Dabei bleiben die Kosten überschaubar: Immobilien in besten Lagen sind begehrt und teuer. Sie zahlen jedoch lediglich die Nutzung der gebuchten Leistungen.

Die Vorteile des Virtual Office

Ob in München, Berlin, Hamburg oder Frankfurt: Eine Geschäftsadresse in guter Lage verbessert Ihr Image schlagartig. Umgekehrt kann die Angabe Ihrer Privatadresse Ihrer Bonität schaden. Sie nutzen diese Anschrift ohne die Kosten, die bei einer festen Anmietung auf Sie zukommen wie Makler-Provisionen, Umzugskosten und dauerhafte Mieten. Gerade für Start-ups ist es ohnehin schwierig, an begehrte Büroräume zu kommen, da sie noch keine dauerhaften Umsätze nachweisen können.

Ebenfalls sparen Sie die Kosten für die Büroausstattung, die schnell sechsstellig ausfallen kann. Möblierungen für Büros und Meetingräume, IT- und Netzwerkausstattung, Küche, Kaffeemaschine und Co. sind für Büroräume, die sich sehen lassen können, jedoch unverzichtbar. Im Virtual Office ist all das bereits vorhanden und kann von Ihnen flexibel genutzt werden.

Das Virtual Office für Co-Workers

Co-Working-Places sind für Freiberufler beliebte Lösungen, um nicht allein im stillen Kämmerlein des Home-Office zu arbeiten. Mit Bürogemeinschaften lassen sich zudem Partnerschaften knüpfen und Leistungen gemeinsam anbieten. Ein klassisches Beispiel dafür ist das Redaktionsbüro, in dem Grafik-Designer, Texter und Marketingexperten gemeinsam arbeiten. Sie mieten sich jedoch nicht fest ein, sondern belegen lediglich einen Schreibtisch auf Zeit. Co-Working-Spaces sind hochdynamisch und bergen daher ein starkes Innovationspotenzial.

Virtual Offices stellen mit ihren vorteilhaften Lagen interessante Lösungen für Co-Workers dar: Verteilte Teams und Gründergemeinschaften mieten sich ein und verwenden eine feste, repräsentative Adresse. Einige Bereitsteller der virtuellen Büros bieten auch Konferenz- und Meetingräume auf Zeit an. Dort treffen Sie Kunden oder Partner und schaffen so neue, lukrative Kontakte in repräsentativer Umgebung. Die notwendige Ausstattung und die Möblierung sind bereits vorhanden und muss nicht mehr angeschafft werden. Dazu gehören insbesondere Drucker, Kopierer, ein Netzwerkzugang und die Möblierung.

Rechtliche Aspekte für die Nutzung eines Virtual Office

Seitens der Finanzämter, Gewerbe- und Ordnungsämter bestehen keine Hindernisse, das Virtual Office als Geschäftsanschrift zu nutzen. Allerdings ist weiterhin das Finanzamt Ihres ständigen Arbeitsortes für Sie zuständig: Befindet sich Ihr Virtual Office in München und Ihr Home-Office z.B. in Rosenheim, ist das Finanzamt Rosenheim Ihr Ansprechpartner. Für die Gewerbeanmeldung nutzen Sie ebenfalls die virtuelle Anschrift – was auch für den Außenauftritt wichtig ist –, als Adresse der Geschäftsleistung jedoch Ihre privaten Daten.

Gut zu wissen: Die Anschrift des virtuellen Büros ist eine ladungsfähige Adresse. Damit kann sie im Impressum Ihrer Website ebenso angegeben werden wie im Handelsregister. Wichtig ist lediglich, dass sich Amtspost wie Vorladungen zustellen lässt.

Informieren Sie außerdem Ihre Banken und Versicherungen über den neuen Firmensitz sowie den Beitragsservice des öffentlich-rechtlichen Rundfunks. So umgehen Sie, dass Post nicht zugestellt werden kann und damit eventuelle Mehrkosten.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Start Ihrer Selbstständigkeit.

Mit stilvollen Grüßen aus dem Tegernseer Tal

Janine Katharina Pötsch