Trainingsprogramm mit Coaching-Charakter
Ihr Empfang ist keine Nebensache.
Er ist die teuerste Werbefläche im Haus.
Für einen Empfang, der Vertrauen schafft. Für Service, der Ihr Image stärkt.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die erste Anlaufstelle —
die wichtigste Visitenkarte.
Jeden Tag entscheidet ein einziges Gespräch am Telefon oder an der Rezeption darüber, ob ein Kontakt zum Kunden wird — oder ob er wortlos zum Wettbewerb geht. Und genau dieses Gespräch überlassen viele Unternehmen dem Zufall.
Ich mache aus diesem Zufall ein System: Mitarbeiter:innen, die nicht nur begrüßen, sondern begeistern. Die mit Präsenz, Stimme und Haltung Vertrauen aufbauen — bevor die Führungskraft überhaupt den Raum betreten hat.
Als erste Anlaufstelle und wichtigste Visitenkarte Ihres Unternehmens prägen Empfangsmitarbeiter:innen, Sekretär:innen und Assistent:innen den entscheidenden ersten Eindruck — ob am Empfangstresen oder am Telefon.
Gerade junge Mitarbeitende wachsen häufig erst in diese verantwortungsvolle Rolle hinein. Unsicherheiten, unklare Erwartungen oder kleine Fettnäpfchen sind schnell passiert — mit dem Risiko, dass das Image Ihres Hauses ungewollt leidet.
Anspruchsvolle Kund:innen, Entscheidungsträger und wichtige Persönlichkeiten spüren bereits im ersten Moment, ob ihr Gegenüber die feinen Spielregeln von Stil, Souveränität und moderner Etikette beherrscht.
Besonders am Telefon zeigt sich, wie belastbar dieses Fundament wirklich ist: professionelles Telefonieren ohne Skript, souveränes Auftreten auch unter Zeitdruck und ein sicherer, wertschätzender Umgang mit Beschwerden — genau in diesen Momenten entscheidet sich, ob Vertrauen entsteht oder verloren geht.
✦ Einige Mitarbeitende wirken im Umgang mit anspruchsvollen Kund:innen unsicher?
✦ Es fehlt an Souveränität, um professionell Grenzen zu setzen?
✦ Small Talk fällt schwer — besonders in spontanen Begegnungen?
✦ Am Telefon fehlt manchmal die Ruhe, um Beschwerden souverän statt gestresst aufzunehmen?
✦ Sie wünschen sich, dass Ihr Team das Gastgeber-Gen mit Stil und Selbstverständlichkeit lebt?
Gerade in Schlüsselpositionen entscheidet nicht nur Fachkompetenz. Sondern Haltung, Wirkung und kommunikative Stärke.
Stellen Sie sich vor …
Von „Wird das schon irgendwie klappen?“
zu „Genau so soll es sein.“
Kein Bauchgefühl mehr, ob der nächste Anruf souverän beantwortet wird. Kein Zusammenzucken mehr, wenn ein wichtiger Besuch angekündigt ist.
Stattdessen:
✦ Ihr Empfangsteam tritt stilsicher, souverän und repräsentativ auf.
✦ Kund:innen und Besucher:innen fühlen sich vom ersten Moment an willkommen.
✦ Ihr Team bewahrt Haltung — auch in herausfordernden Situationen.
✦ Jede*r Mitarbeiter*in repräsentiert Ihr Unternehmen als authentische Markenbotschafterin.
✦ Ihr Unternehmensimage wird täglich nach außen gestärkt.
„Man ist viel wert in der Welt, wenn man sein Fach versteht.“— Freiherr von Knigge
„Der Workshop war eine große Bereicherung — praxisnah, empathisch und mit genau dem richtigen Gespür für unsere Themen. Besonders das Thema Wirkung, Körpersprache und Small Talk hat mich begeistert. Ich fühle mich jetzt deutlich sicherer und werde die Tipps sofort umsetzen.“
Teilnehmerin – mittelständisches Unternehmen
Was Ihr Team nach dem Training kann
Das kann Ihr Team auch erreichen.
✦ Kund:innen und Gäste souverän und professionell empfangen
✦ Schwierige Situationen ruhig und diplomatisch meistern
✦ Klare, respektvolle Kommunikation — mit Kolleg:innen und Vorgesetzten
✦ Professionelles Erscheinungsbild passend zur Unternehmenskultur
✦ Business Knigge & Small Talk sicher anwenden
So ist das Programm aufgebaut
„Visitenkarte des Hauses“ —
strukturiert, praxisnah, wirkungsvoll.
Mit dem Programm stärken wir gezielt: persönliche Wirkung & Selbstsicherheit, stilsicheres Auftreten & Business Knigge, souveräne Kommunikation — auch in anspruchsvollen Situationen — sowie ein professionelles Gastgeber-Mindset.
Kick-Off-Training als Ganztagestraining
Grundlagentraining für professionelles Auftreten, repräsentatives Verhalten und souveräne Kommunikation am Empfang.
Vertiefungstrainings
Zu einzelnen Modulen — modular und flexibel buchbar, je nach Bedarf Ihres Teams.
Optional: Mystery-Check aus Kundensicht vorab (Telefon und Empfang)
Die sechs Module im Detail
Vom ersten Eindruck
bis zur Persönlichkeitsentwicklung.
01
Der erste
Eindruck
Der selbstbewusste Auftritt aus Kundensicht
Die Macht des ersten Eindrucks
Wirkungsmechanismen des ersten Eindrucks, zeitgemäßer Business Knigge, eigene Wirkung reflektieren und gezielt einsetzen, Körpersprache & nonverbale Kommunikation bewusst steuern.
Ziel: Souveräne, professionelle Ausstrahlung — verbal und nonverbal.
02
Service-Exzellenz
& Gastgeber
Repräsentationsmanagement leben
Service-Exzellenz & Gastgeber-Kompetenz
Gastgeber-Gen als Teil der Unternehmenskultur, professionelles Besucher- und Kundenmanagement, das kleine Büro-Knigge-ABC in der Praxis, Customer Experience am Empfang aktiv gestalten.
Ziel: Positive Kundenerlebnisse aktiv gestalten — als Teil der Unternehmenskultur.
03
Kommunikations-
Exzellenz
Positiv, gewinnbringend, selbstbewusst
Kommunikations-Exzellenz
Körpersprache, Stimme und selbstbewusste Präsenz, Schlagfertigkeit, Rhetorik und klare Argumentation, Small Talk als strategisches Beziehungsinstrument, professionelle Netiquette & Telefonkorrespondenz.
Ziel: Klar, wertschätzend und überzeugend kommunizieren — in jeder Situation.
04
Souverän in
schwierigen Situationen
Wirkung als Markenbotschafterin
Souverän handeln in herausfordernden Situationen
Persönlichkeitstypologien verstehen — Bedürfnisse erkennen, Diplomatie, innere Haltung und professionelle Präsenz, souverän reagieren bei Angriffen und Grenzüberschreitungen, Konfliktmanagement im Kunden- und Besucherumfeld.
Ziel: Ruhig, professionell und lösungsorientiert — auch wenn es schwierig wird.
05
Image & Wirkung
als Markenbotschafterin
Das stilsichere Auftreten als Repräsentantin
Image & Wirkung als Markenbotschafter*in
Image und Rollenverständnis als Visitenkarte des Unternehmens, Ausstrahlung, Präsenz und Charisma gezielt stärken, Styling und Erscheinungsbild im beruflichen Kontext, Einführung in Personal Branding im Unternehmenskontext.
Ziel: Stilvoll, souverän und konsistent auftreten — als authentische Visitenkarte des Unternehmens.
06
Persönlichkeit &
Achtsamkeit
1:1 Mini-Coachings & Transfer in den Alltag
Persönlichkeit, Achtsamkeit & Selbstbewusstsein
Für Teams, die tiefer gehen möchten, oder für einzelne Mitarbeitende, die individuell begleitet werden wollen: Selbstbild & Fremdbild reflektieren, Umgang mit Triggern, Ablehnung und Glaubenssätzen, Selbstbewusstsein und Selbstwert gezielt stärken, emotionale Kompetenz & konstruktiver Umgang mit Konflikten, Mindset-Training für innere Stabilität.
Ideal als 1:1 Online-Coaching oder für kleinere Gruppen von 4–6 Personen.
„Vielen Dank für den spannenden und sehr gut vorbereiteten Workshop. Besonders lobenswert waren die vielen Übungen und Rollenspiele sowie der abwechslungsreiche Aufbau der Themenvielfalt. Die Teilnehmerinnen fühlen sich jetzt selbstsicherer — besonders die Themen Außenwirkung, Körperhaltung und Begrüßungsrituale mit unterschiedlichen Persönlichkeiten kamen sehr gut an.“
Personalleitung – Ministerium für Arbeit und Soziales München
Für wen ist das Programm geeignet
Für die Menschen,
die Ihr Unternehmen täglich vertreten.
✦ Sekretär:innen, Assistent:innen und Front-Office-Mitarbeitende
✦ Empfangsteams in repräsentativen Unternehmen
✦ Mitarbeitende in Schlüsselpositionen, die das Unternehmensimage täglich prägen
Ihre Mentorin für diese Transformation
Janine Katharina Pötsch —
Gründerin von Gekonnt Wirken.
Mit über 15 Jahren Expertise in Business Knigge, Kommunikation, Imageberatung und Persönlichkeitsentwicklung begleite ich Empfangs- und Assistenzteams dabei, nicht nur zu funktionieren — sondern professionell zu wirken.
Stilsicher. Souverän. Mit Haltung. Ich begleite Menschen dabei, von innen klar und nach außen souverän zu werden. Nicht durch Verstellung — sondern durch Selbstkenntnis, Haltung und das Wissen, wie man wirkt.
Seit 2012 bin ich als Image- und Knigge-Trainerin aktiv. Nach meiner kaufmännischen Ausbildung habe ich selbst einige Jahre als Front Office Assistenz gearbeitet — ich kenne die Anforderungen, den Druck und die Wirkung dieser Rolle aus eigener Erfahrung. Das macht den Unterschied in meiner Arbeit mit Teams.
Ich trainiere kein Verhalten. Ich begleite eine Transformation — vom Funktionieren zum Wirken.
FAQ
Häufige Fragen
Wie viele Teilnehmer sind pro Training möglich?
4 bis 12 Teilnehmer — für eine intensive, persönliche Begleitung.
Findet das Training Inhouse statt?
Ja — Inhouse, individuell auf Ihre Unternehmenskultur und Branche abgestimmt.
Können wir auch einzelne Module als Intensiv-Training buchen?
Ja — das Programm ist modular und flexibel buchbar.
Was ist der Unterschied zum 1:1 Coaching?
Das Gruppentraining stärkt das gesamte Team gemeinsam. Das 1:1 Coaching geht tiefer — für individuelle Persönlichkeitsentwicklung und nachhaltige Verankerung.
Wieviel Vorlaufzeit sollten wir einplanen?
Für ein einzelnes Modul empfehle ich 4 bis 6 Wochen Vorlauf — für die Terminabstimmung, das Briefinggespräch und die individuelle Vorbereitung auf Ihr Unternehmen.
Bei größeren Rollout-Programmen über mehrere Standorte oder Teams plane ich gemeinsam mit Ihnen entsprechend früher.
Was kostet das Training?
Das Honorar richtet sich nach Modulanzahl, Teilnehmerzahl, Dauer und Anreise. Nach dem Kennenlern- und Briefinggespräch erhalten Sie ein transparentes, schriftliches Angebot — ohne versteckte Kosten.
Wie schnell sind Ergebnisse sichtbar?
Erste Veränderungen in Sicherheit, Klarheit und Auftreten zeigen sich häufig schon im nächsten Kundenkontakt nach dem Training.
Nachhaltige Wirkung entsteht durch Wiederholung, Reflexion und optionale 1:1-Coachings.
Häufige Themen im Arbeitsalltag
Fragen, die mir in Trainings besonders oft begegnet.
Fünf Situationen, die in fast jedem Training zur Sprache kommen — und die zeigen, wie nah Theorie und Alltag hier beieinanderliegen.
Stilsicheres Auftreten & Organisation
Wer geht bei der Begrüßung voraus, wie empfängt man Kund:innen souverän — und was tun, wenn ein Besuch unangemeldet vor der Tür steht oder jemand ohne Termin auf sofortige Aufmerksamkeit besteht? Genau diese Alltagsmomente entscheiden über den ersten Eindruck.
Kommunikation mit Kolleg:innen
Wie unterbricht man höflich, aber bestimmt? Wie setzt man Grenzen, wenn Störungen zur Regel werden — und wie verhält man sich, wenn selbst die Vorgesetzten einem nicht richtig zuhören?
Beschwerden & schwierige Situationen
Beschwerden professionell auffangen, Haltung bei schwierigen Persönlichkeiten bewahren und auch bei Provokationen oder Scheinargumenten innerlich ruhig bleiben — das lässt sich trainieren, nicht nur aussitzen.
Telefon — die Stimme Ihres Hauses
Eine souveräne Gesprächseröffnung, ein Anliegen strukturieren statt sich treiben zu lassen, schwierige Anrufer:innen deeskalieren, ohne unterwürfig zu wirken — und Stimme, Tempo und Tonlage bewusst als Wirkungsinstrument einsetzen.
Souveränität & Selbstbewusstsein
Den eigenen Standpunkt freundlich, aber klar vertreten — verbindlich und durchsetzungsstark zugleich sein, ohne dabei die eigene Freundlichkeit zu verlieren.
Aktuelle Herausforderungen am Markt
Wenn KI die Routineanrufe übernimmt,
zählt der menschliche Anruf umso mehr.
Immer mehr Unternehmen setzen KI-gestützte Telefonassistenten für Standardanfragen ein — Terminvereinbarung, einfache Auskünfte, Weiterleitung. Was bleibt, sind genau die Anrufe, bei denen ein Mensch am Telefon den Unterschied macht: die verärgerte Kundin, der eilige Vorstand, der Erstkontakt eines wichtigen Mandanten. Genau diese Momente entscheiden heute stärker über das Image Ihres Hauses als früher — weil sie die Ausnahme sind, nicht die Regel.
Gleichzeitig verändert sich die Rolle selbst: Zwischen Homeoffice, hybriden Teams und digitaler Terminverwaltung wird die Assistenz zunehmend zur strategischen Schnittstelle statt zur reinen Organisationskraft — mit mehr Verantwortung, aber auch mit weniger festen Routinen, an denen man sich orientieren kann.
Genau deshalb gehört der souveräne Umgang mit dem Telefon heute genauso ins Training wie Auftritt und Etikette: Wer am Telefon Ruhe, Klarheit und Herzlichkeit ausstrahlt, wird zur eigentlichen Visitenkarte des Unternehmens — gerade weil Technik den Rest bereits übernimmt.
Die Technik nimmt die Routine ab. Die Wirkung bleibt Ihre Aufgabe.
Vorteile und Nutzen
Programmvorteile & Ihr Mehrwert.
Gruppentraining + 1:1-Coaching
Kombination aus gemeinsamem Training und individueller Begleitung.
Flexible Umsetzung
Präsenz oder Online — je nach Bedarf Ihres Teams.
Optional: Mystery-Check
Ich nehme vorab selbst — oder durch eine geschulte Person — als potenzieller Kunde Kontakt zu Ihrem Team auf (Anruf oder Besuch). So entsteht eine ehrliche, unverfälschte Ist-Analyse Ihrer aktuellen Wirkung, bevor das Training überhaupt beginnt.
Praxisnaher Transfer
Direkte Anwendung im Arbeitsalltag statt reiner Theorie.
Ihr Mehrwert als Unternehmen
Souveräne Mitarbeitende
Selbstbewusst im Kundenkontakt — auch unter Druck.
Stilvolle Außenwirkung
Professionelles Auftreten als Aushängeschild.
Stärkere Kundenbindung
Wertschätzender Service schafft Loyalität.
Mehr Klarheit im Team
Sicherere Zusammenarbeit und Kommunikation.
Ich arbeite gezielt an klarer, diplomatischer Kommunikation, Gelassenheit in Stresssituationen, strukturiertem Umgang mit Beschwerden und Unterbrechungen — mit Praxisübungen und Rollenspielen für nachhaltige Sicherheit.
Für ein Front Office, das Kompetenz ausstrahlt, Vertrauen schafft und Ihr Unternehmensimage nachhaltig stärkt.
Empfang & Assistenz gezielt stärken
Für ein Team, das Ihr Unternehmen jeden Tag gut vertritt.
Empfang & Assistenz professionell weiterentwickeln — jetzt Gespräch buchen.
Weitere Stimmen
Ich fand den Workshop bzw. die Veranstaltung im Rahmen der Fachtagung für Sekretärinnen äußerst hilfreich und praxisnah.
Außerdem wurden die angesprochenen Themen diskutiert und mit der notwendigen Empathie und Feinfühligkeit behandelt. Die Teilnahme war eine große Bereicherung für mich.
Der Workshop war echt klasse, vor allen das Thema Wirkung und Körpersprache und Small-Talk.
Ich fühle mich jetzt sicherer und werde in vielen Situationen ihre Tipps umsetzen.
Danke auch für die spannenden Motivations- und Mindset Übungen. Als Trainerin wirkten sie auf mich witzig und sicher.
Ihr Workshop war sehr interessant und kurzweilig. Sie sind eine klasse Trainerin mit viel Wissen und Erfahrungen.
Was nutzt mir der Workshop im Berufsalltag? Ich werde meine Aufmerksamkeit mehr auf meine Haltung und auf den geschulten Umgang mit anderen lenken.
Vielen Dank für den spannenden und sehr gut vorbereiteten Workshop für unsere Sekretärinnen und Assistentinnen. Besonders lobenswert waren die vielen Übungen und Rollenspiele und der spannende, abwechslungsreiche Aufbau der Themenvielfalt.
Die Damen fühlen sich jetzt selbstsicherer und werden mehr auf ihre Körperhaltung in Gesprächen sowie auf die Kleidung zu unterschiedlichen Anlässen achten.
Die Thema Außenwirkung und Begrüßungsrituale mit unterschiedlichen Persönlichkeiten kamen sehr gut an.
Liebe Frau Pötsch,
der Workshop und der Mystery-Check vorab zu unserer Wirkung hat uns sehr gut gefallen. Es gab viele spannende Impulse im Bereich Auftritt, Wirkung, Verhalten am Telefon, Verhalten sowie zeitgemäße Umgangsformen bei Kunden/ am Front-Office, im Bereich Wording und Kommunikation, Styling und im Restaurant.
Besonders hilfreich empfanden wir die Analyse zu unserer Wirkung auf den mitgebrachten Fotos.
Business Knigge und ein Verständnis von unterschiedlichen Persönlichkeitstypen ist für uns als Visitenkarte des Hause besonders wichtig.
Vielen Dank, dass Sie auf die vielen Fragen von uns eingegangen sind und wir gemeinsam mit Ihrer Expertise / Unterstützung entsprechende Lösungsvorschläge erarbeitet haben. Der Medien- und Methodenmix, das Handout & Workbook sowie Ihr authentisches und humorvolles Auftreten haben uns besonders gut gefallen
Ihr Workshop kam bei unseren Damen insgesamt sehr gut an.
Begrüßung, Vorstellung, Präsenz, Körperhaltung und Anrede in Online & Offline waren wertvolle Impulse im Kontakt mit unterschiedlichen Persönlichkeiten bei uns im Unternehmen.
Welche Tipps & Impulse nehmen wir mit?
- Die Herangehensweise in der Konfliktbewältigung
- Dass wir mehr auf die Wahl von Farben, Mustern, Schuhen und Accessoires sowie unserer Wirkung allgemein in Gesprächen, auf meine Körperhaltung und auf die Kleidung achten.
Themen dieser Seite
Weiterbildung für Sekretärinnen · Business Knigge Front-Office Team · Auftritt als Assistenz · Training für Sekretärinnen, Assistenten und Frontoffice · Auftritt und Wirkung für Sekretärinnen · die Rolle als Sprachrohr repräsentieren · Repräsentanz als Sekretärin, Assistentin · Stilsicherheit und Schlagfertigkeit für Sekretärinnen · Kommunikationstraining für Sekretärinnen, Assistentinnen und Frontoffice · Imageberatung für Frontoffice-Teams