Empfang mit Wirkung. Service mit Haltung
Wie wäre es, wenn Ihre Sekretär:innen, Assistent:innen und Empfangsmitarbeiter:innen nicht nur begrüßen, sondern begeistern?
Mit professioneller Präsenz, stilvoller Kommunikation
und echtem Gastgeber-Gen
werden aus Kontakten loyale Kund:innen.
👉 Für einen Empfang, der Vertrauen schafft.
👉 Für Service, der Ihr Image stärkt.
Bekannt aus Print, Radio, TV & Podcast
ganzheitlich – persönlich – individuell
Bekannt aus Print, Radio, TV & Podcast
Als erste Anlaufstelle und wichtigste Visitenkarte Ihres Unternehmens
prägen Empfangsmitarbeiter:innen, Sekretär:innen und Assistent:innen den entscheidenden ersten Eindruck.
Ein Unternehmen wird in seiner Außenwirkung immer so wahrgenommen
wie die persönliche Visitenkarte des Hauses –
die Sekretärin, Assistentin oder Mitarbeitenden am Empfang,
die Ihr Unternehmen nach außen repräsentieren.
Gerade junge Mitarbeitende oder neue Kolleg:innen in diesen Schlüsselpositionen
wachsen häufig erst in diese verantwortungsvolle Rolle hinein.
Unsicherheiten, unklare Erwartungen oder kleine Fettnäpfchen sind schnell passiert –
mit dem Risiko, dass Kund:innen irritiert reagieren
und das Image Ihres Hauses ungewollt leidet.
Mit Stilsicherheit, Diplomatie und einem gelebten Gastgeber-Gen
werden aus Kontakten positive Erlebnisse.
Business-Knigge-Kompetenz, professionelles Erscheinungsbild
und gekonnter Small Talk sorgen dafür,
dass sich Kund:innen und Besucher:innen vom ersten Moment an willkommen fühlen.
Fakt ist:
Ein souveränes Auftreten und eine selbstbewusste Haltung
bilden die Grundlage für einen überzeugenden Auftritt –
besonders im Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten
und anspruchsvollen Situationen.
👉 Kommt Ihnen das bekannt vor?
🔹 Einige Mitarbeitende wirken im Umgang mit anspruchsvollen Kund:innen oder herausfordernden Situationen unsicher?
🔹 Es fehlt mitunter an Souveränität und Durchsetzungsvermögen, um professionell Grenzen zu setzen?
🔹 Ein Update in zeitgemäßem oder internationalem Business-Knigge wäre hilfreich?
🔹 Small Talk fällt schwer – besonders in spontanen Begegnungen?
🔹 Introvertierte oder jüngere Kolleg:innen tun sich schwer, Präsenz zu zeigen und Haltung zu bewahren?
🔹 Diplomatie und klare Kommunikation könnten im hektischen Alltag gestärkt werden?
🔹 Sie wünschen sich, dass Ihr Empfangs- oder Assistenzteam das Gastgeber-Gen mit Stil, Professionalität und Selbstverständlichkeit lebt?
Wenn Sie hier innerlich nicken, sind Sie nicht allein.
Gerade in Schlüsselpositionen entscheidet nicht nur Fachkompetenz –
sondern Haltung, Wirkung und kommunikative Stärke.
👉 Genau hier setzt mein Training an.
Stil, Diplomatie und souveränes Auftreten – so macht Ihr Team den Unterschied.
Ihre Sekretär:innen, Assistent:innen und Mitarbeitenden am Empfang prägen den ersten Eindruck – und damit das Image Ihres Unternehmens.
Mit einem maßgeschneiderten Training stärke ich Ihr Team in
✔ professioneller Präsenz
✔ diplomatischer Kommunikation
✔ sicherem Auftreten – auch in anspruchsvollen Situationen
👉 Lassen Sie uns unverbindlich besprechen, wie ich Ihr Empfangs- und Assistenzteam gezielt unterstützen kann.
💼 Professionelle Repräsentanz beginnt am Empfang
Ihr Empfangs-Team, Ihre Assistenz oder Ihre Sekretär:innen sind mehr als organisatorische Schnittstellen –
sie sind die erste persönliche Kontaktfläche Ihres Unternehmens.
Gerade in diesen Schlüsselpositionen entscheidet sich,
ob Ihr Unternehmen als souverän, wertschätzend und professionell wahrgenommen wird.
Mit dem GEKONNT WIRKEN® Image-P.A.S.S.-Training stärken wir gezielt:
✔ persönliche Wirkung & Selbstsicherheit
✔ stilsicheres Auftreten & Business-Knigge
✔ souveräne Kommunikation – auch in anspruchsvollen Situationen
✔ ein professionelles Gastgeber-Mindset
👉 Für Mitarbeitende, die nicht nur verwalten –
sondern Ihr Unternehmen mit Haltung, Diplomatie und Präsenz repräsentieren.
Anspruchsvolle Kunden, Entscheidungsträger und wichtige Persönlichkeiten spüren bereits im ersten Moment, ob ihr Gegenüber die feinen Spielregeln von Stil, Souveränität und moderner Etikette beherrscht.
Ein professionelles Büro-Management, das als Visitenkarte Ihres Hauses überzeugt – mit Stilsicherheit, achtsamer, wertschätzender Kommunikation und einem angemessenen Erscheinungsbild – trägt entscheidend dazu bei, das gute Image Ihres Unternehmens bei Geschäftspartnern nachhaltig zu stärken.
💎 Häufige Fragen & Herausforderungen im Training für Sekretariat, Empfang & Front Office
Im Arbeitsalltag am Empfang oder im Office-Management entstehen immer wieder ähnliche Unsicherheiten. In meinen Trainings begegnen mir besonders häufig folgende Themen:
🎯 Stilsicheres Auftreten & Organisation
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Wie empfange ich Kund:innen und Gäste souverän und professionell?
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Wer geht bei der Begrüßung voraus?
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Wie reagiere ich auf unangemeldete Besucher?
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Wie gehe ich mit Kund:innen um, die sich nicht vorstellen, aber einen Termin beim Chef haben?
🎯 Kommunikation mit Kolleg:innen & Vorgesetzten
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Wie unterbreche ich höflich, aber bestimmt?
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Wie setze ich klare Grenzen, wenn ich gestört werde?
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Was tun, wenn Vorgesetzte nicht zuhören?
🎯 Beschwerden & schwierige Situationen
-
Wie gehe ich professionell mit Beschwerden um?
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Wie wahre ich Haltung bei schwierigen Persönlichkeiten?
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Wie bleibe ich ruhig bei Provokationen oder Scheinargumenten?
🎯 Telefon- & Zeitmanagement
-
Wie bleibe ich souverän bei Unterbrechungen?
-
Wie schaffe ich Struktur und innere Ruhe im hektischen Alltag?
🎯 Souveränität & Selbstbewusstsein
-
Wie vertrete ich meinen Standpunkt freundlich, aber klar?
-
Wie kommuniziere ich verbindlich und gleichzeitig durchsetzungsstark?
👉 Genau hier setzt mein Training an:
Für mehr Sicherheit, Diplomatie und souveräne Präsenz – damit Ihre Mitarbeiter:innen am Empfang nicht nur funktionieren, sondern professionell wirken.
Freiherr von Knigge beschreibt das sehr treffend:
„Man ist viel wert in der Welt, wenn man sein Fach versteht.“
Schritt 1: Kick-off-Tagestraining (Präsenz)
Grundlagentraining für professionelles Auftreten, repräsentatives Verhalten und souveräne Kommunikation am Empfang.
Inhalte:
-
Stilsicheres Auftreten & Dresscodes
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Zeitgemäßer Business-Knigge
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Professionelle Kommunikation & Small Talk
-
Umgang mit schwierigen Situationen
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Service- und Gastgeberkompetenz
Auch als 1:1-Training für Assistenzen möglich.
Schritt 2: 1:1 Online-Coachings
Format: 60 Minuten pro Teilnehmer:in
Individuelle Persönlichkeitsentwicklung mit Fokus auf:
-
Stärken & Werte
-
Souveränität in herausfordernden Situationen
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Diplomatische Kommunikation
-
Ausbau der persönlichen Wirkung
Schritt 3: Vertiefungsmodule
Format: Präsenz oder Online
Dauer: 4 oder 8 Stunden
Thematische Vertiefung und nachhaltiger Transfer in den Arbeitsalltag.
👉 Unverbindliches Konzeptgespräch vereinbaren
👉 Trainingspaket individuell abstimmen
Modul 1
„Die Macht des ersten Eindrucks –
der selbstbewusste Auftritt aus Kundensicht“
Inhalte
Analyse von Kundensicht und Wahrnehmung
Wirkungsmechanismen des ersten Eindrucks
Update: Zeitgemäßer Business-Knigge
Eigene Wirkung reflektieren und gezielt einsetzen
Körpersprache & nonverbale Kommunikation bewusst steuern
Ziele
Sensibilisierung für die Mechanismen des ersten Eindrucks
Analyse zentraler Kundenkontaktpunkte aus Kundensicht
Bewusstes Optimieren der eigenen Wirkung
Aktualisierung relevanter Business-Knigge-Regeln für Empfang & Sekretariat
Souveräne, professionelle Ausstrahlung durch gezielten Einsatz von Körpersprache
Ergebnisse
Die Teilnehmer:innen …
verstehen, wie der erste Eindruck entsteht und wirkt
erkennen ihre eigene Rolle in der Kundenwahrnehmung
handeln sicher nach zeitgemäßen Business-Etikette-Standards
kommunizieren professionell – verbal und nonverbal
treten souverän, klar und selbstbewusst auf
Modul 2
„Service-Exzellenz leben – Repräsentatationsmanagement & Gastgeber-Kompetenz
Inhalte
Service-Exzellenz als strategischer Erfolgsfaktor
Das Gastgeber-Gen als Teil der Unternehmenskultur
Professionelles Besucher- und Kundenmanagement
Das kleine Büro-Knigge-ABC in der Praxis
Souveränes Auftreten bei Meetings, Events und Geschäftsessen
Customer Experience am Empfang aktiv gestalten
Ziele
Service-Exzellenz als Haltung und Standard verankern
Kundenkontaktpunkte bewusst und professionell gestalten
Repräsentationskompetenz stärken
Sicherheit im Umgang mit Gästen, Kund:innen und Geschäftspartner:innen
Unternehmenswerte im täglichen Verhalten sichtbar machen
Ergebnisse
Die Teilnehmer:innen …
verstehen Service-Exzellenz als Teil ihrer professionellen Identität
agieren souverän, wertschätzend und lösungsorientiert
repräsentieren das Unternehmen auf hohem Niveau
gestalten positive Kundenerlebnisse aktiv mit
stärken nachhaltig Kundenbindung und Unternehmensimage
Modul 3
„Kommunikations-Excellence – positiv, gewinnbringend und selbstbewusst kommunizieren“
Inhalte
Grundlagen professioneller Kommunikations-Exzellenz
Körpersprache, Stimme und selbstbewusste Präsenz
Umgang mit Lob, Kritik, Fehlern und Feedback
Professionelle Netiquette & Telefonkorrespondenz
Schlagfertigkeit, Rhetorik und klare Argumentation
Small Talk als strategisches Beziehungsinstrument
Ziele
Sicherheit im Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und Kommunikationssituationen
Souveräne Strategien für Kritik- und Konfliktgespräche
Professioneller Auftritt am Telefon und in der schriftlichen Kommunikation
Bewusster Einsatz von Stimme, Körpersprache und Rhetorik
Positive Gesprächsführung zur Stärkung von Beziehungen
Ergebnisse
Die Teilnehmer:innen …
kommunizieren klar, wertschätzend und selbstbewusst
reagieren souverän auf Lob, Kritik und Fehler
beherrschen professionelle Kommunikationsstandards
wirken überzeugend durch Stimme und Körpersprache
führen Small Talk charmant und verbindend
Modul 4
„Auftritt und Wirkung als Markenbotschafterin – souverän handeln in herausfordernden Situationen“
Inhalte
Rolle als Markenbotschafter:in und repräsentative Visitenkarte des Unternehmens
Persönlichkeitstypologien verstehen – Bedürfnisse und Erwartungen erkennen
Diplomatie, innere Haltung und professionelle Präsenz
Souverän reagieren bei Angriffen und Grenzüberschreitungen
Konfliktmanagement im Kunden- und Besucherumfeld
Ziele
Bewusstsein für die eigene Repräsentationsrolle stärken
Unterschiedliche Charaktere sicher einschätzen und situationsgerecht handeln
Diplomatische und professionelle Reaktionsstrategien entwickeln
Haltung bewahren und klare Grenzen setzen
Konflikte souverän und lösungsorientiert steuern
Ergebnisse
Die Teilnehmer:innen …
verstehen ihre Rolle als Markenbotschafter:innen des Unternehmens
erkennen unterschiedliche Persönlichkeitstypen und reagieren angemessen
bleiben auch in schwierigen Situationen ruhig und professionell
setzen klare Grenzen – wertschätzend und bestimmt
stärken aktiv Unternehmensimage und Vertrauensbasis
Modul 5
„Image & Wirkung: Das stilsichere Auftreten als Markenbotschafterin & Repräsentantin“
Inhalte
Image und Rollenverständnis als repräsentative Visitenkarte des Unternehmens
Ausstrahlung, Präsenz und Charisma gezielt stärken
Styling und Erscheinungsbild im beruflichen Kontext
Souverän auftreten – online wie offline
Einführung in Personal Branding im Unternehmenskontext
Ziele
Bewusstsein für die eigene Wirkung als Markenbotschafter:in entwickeln
Ausstrahlung und Präsenz professionell ausbauen
Stilsicherheit im Erscheinungsbild gewinnen
Konsistentes Auftreten in digitalen und persönlichen Begegnungen
Persönlichkeit und Unternehmensrolle authentisch verbinden
Ergebnisse
Die Teilnehmer:innen …
treten stilvoll, souverän und repräsentativ auf
verbinden Professionalität mit natürlicher Ausstrahlung
wissen, wie sie ihr Erscheinungsbild strategisch einsetzen
wirken online wie offline konsistent und überzeugend
entwickeln ein authentisches, zur Unternehmensidentität passendes Personal Branding
Modul 6
„Persönlichkeit, Achtsamkeit und Selbstbewusstsein entwickeln“ – auch als 1:1 Coaching
Inhalte
Selbstbild & Fremdbild reflektieren
Umgang mit Triggern, Ablehnung und Glaubenssätzen
Gedankenhygiene und bewusste Denkmuster
Selbstbewusstsein und Selbstwert gezielt stärken
Emotionale Kompetenz & konstruktiver Umgang mit Konflikten
Mindset-Training für innere Stabilität
Zeitmanagement & Selbstorganisation
Ziele
Bewusstsein für die eigene Wirkung und innere Haltung entwickeln
Souveräner Umgang mit Kritik, Triggern und herausfordernden Situationen
Stärkung von Selbstwert, Selbstvertrauen und emotionaler Stabilität
Förderung sozialer Kompetenz und Konfliktfähigkeit
Aufbau eines resilienten Mindsets und effizienter Selbstorganisation
Ergebnisse
Die Teilnehmer:innen …
verstehen ihr Selbstbild und dessen Einfluss auf ihre Außenwirkung
reagieren reflektiert und souverän auf Kritik oder Ablehnung
verfügen über ein gestärktes Selbstbewusstsein und klare innere Haltung
bewahren Gelassenheit in schwierigen Situationen
etablieren nachhaltige Strategien für Resilienz, persönliche Stärke und effizientes Arbeiten
💎 Vorteile & Nutzen
Das GEKONNT WIRKEN® Programm für Sekretariat, Assistenz & Front Office verbindet Stil, Kommunikation und Persönlichkeitsentwicklung zu einem ganzheitlichen Entwicklungsansatz.
Programmvorteile
✔ Kombination aus Gruppen-Training und individuellem Coaching
✔ Flexible Umsetzung (Präsenz oder Online)
✔ Präzise Analyse durch Mystery-Check
✔ Praxisnaher Transfer in den Arbeitsalltag
Ihr Mehrwert als Unternehmen
✔ Souveräne, selbstbewusste Mitarbeitende im Kundenkontakt
✔ Professionelle und stilvolle Außenwirkung
✔ Stärkere Kundenbindung durch wertschätzenden Service
✔ Mehr Klarheit, Sicherheit und Zusammenarbeit im Team
Lösungsansatz im Gekonnt wirken Programm für Sekretärinnen, Front-Office und Assistentinnen
Ich arbeite gezielt an:
-
Klarer, diplomatischer Kommunikation
-
Gelassenheit und Professionalität in Stresssituationen
-
Strukturiertem Umgang mit Beschwerden und Unterbrechungen
-
Praxisübungen und Rollenspielen für nachhaltige Sicherheit
👉 Für ein Front Office, das Kompetenz ausstrahlt, Vertrauen schafft und Ihr Unternehmensimage nachhaltig stärkt.
„Gekonnt wirken am Empfang“
Für Mitarbeiter:innen, die überzeugen, begeistern und Ihr Unternehmen professionell repräsentieren.
📞 Kontaktieren Sie mich für Ihr maßgeschneidertes Trainingskonzept:
0173 16 21 464
✉️ Jetzt unverbindliches Angebot anfordern:
jkp@gekonnt-wirken.de
💎 Wie kommen wir zusammen?
🗝 Schritt 1: Kennenlerngespräch
In einem obligatorischen Kennenlerngespräch (via Zoom oder Microsoft Teams) prüfen wir gemeinsam, ob wir fachlich und menschlich gut zusammenpassen – und ob mein Programm für Sie und Ihr Team den gewünschten Mehrwert bietet.
👉 Mein Tipp: Buchen Sie sich gerne direkt einen Termin in meinem Online-Kalender. So sichern Sie sich zeitnah Ihr persönliches Gespräch.
🗝 Schritt 2: Briefing- & Strategiegespräch
Wenn wir beide spüren: „Ja, das passt.“, folgt ein ausführliches Briefing- und Strategiegespräch.
Dabei klären wir:
-
Ihren aktuellen Status quo
-
Ihre konkreten Ziele und Erwartungen
-
die individuellen Herausforderungen Ihres Teams
-
den gewünschten Rahmen und die Zielsetzung der Begleitung
So schaffen wir eine klare, strategische Grundlage für eine wirkungsvolle Zusammenarbeit.
🗝 Schritt 3: Trainingsstart & individuelle Umsetzung
Nach der Zieldefinition legen wir die Trainingstermine fest – und ich starte mit der Begleitung Ihres Teams.
Das Programm wird maßgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse und Herausforderungen zugeschnitten. Ziel ist ein nachhaltiger Kompetenzaufbau, eine klare Positionierung und ein souveräner Auftritt Ihres Teams.
🗝 Schritt 4: Auswertung, Transfer & nachhaltige Unterstützung
Als Sparringpartnerin und Brückenbauerin begleite ich Sie über das Training hinaus.
Im Abschluss-, Feedback- und Auswertungsgespräch besprechen wir:
-
die Ergebnisse der SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken)
-
konkrete Handlungsempfehlungen
-
mögliche nächste Schritte für eine langfristige Entwicklung
-
individuelle Coaching- und Förderoptionen
So stellen wir sicher, dass die Impulse nicht verpuffen, sondern nachhaltig wirken.
📞 Lassen Sie uns den ersten Schritt gehen.
Ich freue mich auf unser Kennenlerngespräch.
-
💎 Wie kommen wir zusammen?
🗝 Schritt 1: Kennenlerngespräch
In einem obligatorischen Kennenlerngespräch (via Zoom oder Teams) prüfen wir gemeinsam, ob wir wirklich gut zusammenpassen und ob mein Programm für Sie und Ihr Team interessant klingt.
👉 Tipp: Suchen Sie sich gerne direkt einen Termin in meinem Online-Kalender aus.🗝 Schritt 2: Briefing- und Vorgespräch
Wenn wir beide das Gefühl haben, „Ja, wir passen zusammen“, vereinbaren wir ein ausführliches Briefing- und Vorgespräch, um den aktuellen Status Quo sowie Ihre Ziele und Erwartungen für die Begleitung zu definieren.🗝 Schritt 3: Trainingsstart
Nach der Zielsetzung legen wir die Trainingstermine fest, und ich starte mit der Begleitung Ihres Teams. Das Programm wird individuell auf Ihre Bedürfnisse und Herausforderungen zugeschnitten, damit es maximalen Erfolg bringt.🗝 Schritt 4: Auswertung & weitere Unterstützung
Als Sparringpartnerin und Brückenbauerin unterstütze ich Sie mit einer umfassenden Auswertung, die auch eine SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken) umfasst.
Im Abschluss-, Feedback- und Auswertungsgespräch besprechen wir:- Die Ergebnisse der SWOT-Analyse.
- Weitere Schritte zur langfristigen Unterstützung, Coaching und Förderung Ihres Teams.
📞 Lassen Sie uns den ersten Schritt machen – ich freue mich auf unser Kennenlerngespräch!
Ich fand den Workshop bzw. die Veranstaltung im Rahmen der Fachtagung für Sekretärinnen äußerst hilfreich und praxisnah.
Außerdem wurden die angesprochenen Themen diskutiert und mit der notwendigen Empathie und Feinfühligkeit behandelt. Die Teilnahme war eine große Bereicherung für mich.
Der Workshop war echt klasse, vor allen das Thema Wirkung und Körpersprache und Small-Talk.
Ich fühle mich jetzt sicherer und werde in vielen Situationen ihre Tipps umsetzen.
Danke auch für die spannenden Motivations- und Mindset Übungen. Als Trainerin wirkten sie auf mich witzig und sicher.
Ihr Workshop war sehr interessant und kurzweilig. Sie sind eine klasse Trainerin mit viel Wissen und Erfahrungen.
Was nutzt mir der Workshop im Berufsalltag? Ich werde meine Aufmerksamkeit mehr auf meine Haltung und auf den geschulten Umgang mit anderen lenken.
Vielen Dank für den spannenden und sehr gut vorbereiteten Workshop für unsere Sekretärinnen und Assistentinnen. Besonders lobenswert waren die vielen Übungen und Rollenspiele und der spannende, abwechslungsreiche Aufbau der Themenvielfalt.
Die Damen fühlen sich jetzt selbstsicherer und werden mehr auf ihre Körperhaltung in Gesprächen sowie auf die Kleidung zu unterschiedlichen Anlässen achten.
Die Thema Außenwirkung und Begrüßungsrituale mit unterschiedlichen Persönlichkeiten kamen sehr gut an.
Liebe Frau Pötsch,
der Workshop und der Mystery-Check vorab zu unserer Wirkung hat uns sehr gut gefallen. Es gab viele spannende Impulse im Bereich Auftritt, Wirkung, Verhalten am Telefon, Verhalten sowie zeitgemäße Umgangsformen bei Kunden/ am Front-Office, im Bereich Wording und Kommunikation, Styling und im Restaurant.
Besonders hilfreich empfanden wir die Analyse zu unserer Wirkung auf den mitgebrachten Fotos.
Business Knigge und ein Verständnis von unterschiedlichen Persönlichkeitstypen ist für uns als Visitenkarte des Hause besonders wichtig.
Vielen Dank, dass Sie auf die vielen Fragen von uns eingegangen sind und wir gemeinsam mit Ihrer Expertise / Unterstützung entsprechende Lösungsvorschläge erarbeitet haben. Der Medien- und Methodenmix, das Handout & Workbook sowie Ihr authentisches und humorvolles Auftreten haben uns besonders gut gefallen
Ihr Workshop kam bei unseren Damen insgesamt sehr gut an.
Begrüßung, Vorstellung, Präsenz, Körperhaltung und Anrede in Online & Offline waren wertvolle Impulse im Kontakt mit unterschiedlichen Persönlichkeiten bei uns im Unternehmen.
Welche Tipps & Impulse nehmen wir mit?
- Die Herangehensweise in der Konfliktbewältigung
- Dass wir mehr auf die Wahl von Farben, Mustern, Schuhen und Accessoires sowie unserer Wirkung allgemein in Gesprächen, auf meine Körperhaltung und auf die Kleidung achten.
Weiterbildung für Sekretärinnen, Business Knigge Front-Office Team, Auftritt als Assistenz, Training für Sekretärinnen, Assistenten und Frontoffice, Auftritt und Wirkung für Sekretärinnen, die Rolle als Sprachrohr repräsentieren, Repräsentanz als Sekretärin, Asssitentin, Stilsicherheit und Schlagfertigkeit für Sekretärinnen, Kommunikationstraining für Sekretärinnne, Assistentinnen und Frontoffice, Imageberatung für Frontoffice-Teams