Gekonnt wirken am Empfang
Für Mitarbeiter:innen, die überzeugen, begeistern und Ihr Unternehmen professionell repräsentieren.
Wie wäre es, wenn Ihre Sekretär:innen, Assistent:innen und Empfangsmitarbeiter:innen nicht nur begrüßen, sondern begeistern?
Mit professioneller Präsenz, stilvoller Kommunikation
und echtem Gastgeber-Gen
werden aus Kontakten loyale Kund:innen.
👉 Für einen Empfang, der Vertrauen schafft.
👉 Für Service, der Ihr Image stärkt.
Als erste Anlaufstelle und wichtigste Visitenkarte Ihres Unternehmens prägen Empfangsmitarbeiter:innen, Sekretär:innen und Assistent:innen den entscheidenden ersten Eindruck.
Gerade junge Mitarbeitende wachsen häufig erst in diese verantwortungsvolle Rolle hinein. Unsicherheiten, unklare Erwartungen oder kleine Fettnäpfchen sind schnell passiert — mit dem Risiko, dass das Image Ihres Hauses ungewollt leidet.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Anspruchsvolle Kund:innen, Entscheidungsträger und wichtige Persönlichkeiten spüren bereits im ersten Moment, ob ihr Gegenüber die feinen Spielregeln von Stil, Souveränität und moderner Etikette beherrscht. Gerade in Schlüsselpositionen entscheidet nicht nur Fachkompetenz — sondern Haltung, Wirkung und kommunikative Stärke.
- Einige Mitarbeitende wirken im Umgang mit anspruchsvollen Kund:innen unsicher?
- Es fehlt an Souveränität, um professionell Grenzen zu setzen?
- Small Talk fällt schwer — besonders in spontanen Begegnungen?
- Sie wünschen sich, dass Ihr Team das Gastgeber-Gen mit Stil und Selbstverständlichkeit lebt?
Wenn Sie hier innerlich nicken — gerade in Schlüsselpositionen entscheidet nicht nur Fachkompetenz. Sondern Haltung, Wirkung und kommunikative Stärke.
Genau hier setzt mein Training an.
Stellen Sie sich vor...
✅ Ihr Empfangsteam tritt stilsicher, souverän und repräsentativ auf.
✅ Kund:innen und Besucher:innen fühlen sich vom ersten Moment an willkommen.
✅ Ihr Team bewahrt Haltung — auch in herausfordernden Situationen.
✅ Jede*r Mitarbeiter*in repräsentiert Ihr Unternehmen als authentische Markenbotschafterin.
✅ Ihr Unternehmensimage wird täglich nach außen gestärkt.
„Man ist viel wert in der Welt, wenn man sein Fach versteht.“ — Freiherr von Knigge
„Der Workshop war eine große Bereicherung — praxisnah, empathisch und mit genau dem richtigen Gespür für unsere Themen. Besonders das Thema Wirkung, Körpersprache und Small Talk hat mich begeistert. Ich fühle mich jetzt deutlich sicherer und werde die Tipps sofort umsetzen.“
Was Ihr Team nach dem Training kann
✅ Kund:innen und Gäste souverän und professionell empfangen
✅ Schwierige Situationen ruhig und diplomatisch meistern
✅ Klare, respektvolle Kommunikation — mit Kolleg:innen und Vorgesetzten
✅ Professionelles Erscheinungsbild passend zur Unternehmenskultur
✅ Business Knigge & Small Talk sicher anwenden
Das kann Ihr Team auch erreichen.
So ist das Gekonnt wirken als „Visitenkarte des Hauses“ Programm aufgebaut
Strukturiert. Praxisnah. Wirkungsvoll.
Mit dem Gekonnt wirken als „Visitenkarte des Hauses“ Programmstärken wir gezielt:
- Persönliche Wirkung & Selbstsicherheit
- Stilsicheres Auftreten & Business Knigge
- Souveräne Kommunikation — auch in anspruchsvollen Situationen
- Ein professionelles Gastgeber-Mindset
Für Mitarbeitende, die nicht nur verwalten — sondern Ihr Unternehmen mit Haltung, Diplomatie und Präsenz repräsentieren.
Schritt 1 — Kick-Off-Training Grundlagentraining für professionelles Auftreten, repräsentatives Verhalten und souveräne Kommunikation am Empfang.
Schritt 2 — Vertiefungstrainings zu einzelnen Modulen
Modul 1 — Die Macht des ersten Eindrucks
Der selbstbewusste Auftritt aus Kundensicht
- Wirkungsmechanismen des ersten Eindrucks
- Update: Zeitgemäßer Business Knigge
- Eigene Wirkung reflektieren und gezielt einsetzen
- Körpersprache & nonverbale Kommunikation bewusst steuern
Ziel:
Souveräne, professionelle Ausstrahlung — verbal und nonverbal.
Modul 2 — Service-Exzellenz & Gastgeber-Kompetenz
Repräsentationsmanagement leben
- Gastgeber-Gen als Teil der Unternehmenskultur
- Professionelles Besucher- und Kundenmangement
- Das kleine Büro-Knigge-ABC in der Praxis
- Customer Experience am Empfang aktiv gestalten
Ziel:
Positive Kundenerlebnisse aktiv gestalten — als Teil der Unternehmenskultur.
Modul 3 — Kommunikations-Exzellenz
Positiv, gewinnbringend und selbstbewusst kommunizieren
- Körpersprache, Stimme und selbstbewusste Präsenz
- Schlagfertigkeit, Rhetorik und klare Argumentation
- Small Talk als strategisches Beziehungsinstrument
- Professionelle Netiquette & Telefonkorrespondenz
Ziel:
Klar, wertschätzend und überzeugend kommunizieren — in jeder Situation.
Modul 4 — Souverän handeln in herausfordern und Wirkung als Markenbotschafterin
Auftritt und Wirkung als Markenbotschafterin
- Persönlichkeitstypologien verstehen — Bedürfnisse erkennen
- Diplomatie, innere Haltung und professionelle Präsenz
- Souverän reagieren bei Angriffen und Grenzüberschreitungen
- Konfliktmanagement im Kunden- und Besucherumfeld
Ziel:
Ruhig, professionell und lösungsorientiert — auch wenn es schwierig wird
Modul 5 — Image & Wirkung als Markenbotschafter*in
Das stilsichere Auftreten als Repräsentantin
- Image und Rollenverständnis als Visitenkarte des Unternehmens
- Ausstrahlung, Präsenz und Charisma gezielt stärken
- Styling und Erscheinungsbild im beruflichen Kontext
- Einführung in Personal Branding im Unternehmenskontext
Ziel:
Stilvoll, souverän und konsistent auftreten — als authentische Visitenkarte des Unternehmens.
Modul 6 — Persönlichkeit, Achtsamkeit & Selbstbewusstsein
1:1 Mini-Coachings & Transfer in den Alltag als Persönlichkeitsentwicklung
Für Teams, die tiefer gehen möchten — oder für einzelne Mitarbeitende, die individuell begleitet werden wollen.
- Selbstbild & Fremdbild reflektieren
- Umgang mit Triggern, Ablehnung und Glaubenssätzen
- Selbstbewusstsein und Selbstwert gezielt stärken
- Emotionale Kompetenz & konstruktiver Umgang mit Konflikten
- Mindset-Training für innere Stabilität
Ideal als 1:1 Online-Coaching oder für kleinere Gruppen von 4–6 Personen.
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„Vielen Dank für den spannenden und sehr gut vorbereiteten Workshop. Besonders lobenswert waren die vielen Übungen und Rollenspiele sowie der abwechslungsreiche Aufbau der Themenvielfalt. Die Teilnehmerinnen fühlen sich jetzt selbstsicherer — besonders die Themen Außenwirkung, Körperhaltung und Begrüßungsrituale mit unterschiedlichen Persönlichkeiten kamen sehr gut an.“
Für wen ist das Programm geeignet
✅ Sekretär:innen, Assistent:innen und Front-Office-Mitarbeitende
✅ Empfangsteams in repräsentativen Unternehmen
✅ Mitarbeitende in Schlüsselpositionen, die das Unternehmensimage täglich prägen
Über mich Janine Katharina Pötsch
Gründerin von GEKONNT WIRKEN
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Mit über 15 Jahren Expertise in Business Knigge, Kommunikation, Imageberatung und Persönlichkeitsentwicklung begleite ich Empfangs- und Assistenzteams dabei, nicht nur zu funktionieren — sondern professionell zu wirken. Stilsicher. Souverän. Mit Haltung. |
Ich begleite Menschen dabei, von innen klar und nach außen souverän zu werden. Nicht durch Verstellung — sondern durch Selbstkenntnis, Haltung und das Wissen, wie man wirkt.
Seit 2012 bin ich als Image- und Knigge-Trainerin aktiv, seit 2014 arbeite ich auch als Knigge-Trainerin. Mein proprätares P.A.S.S.-Modell (Persönlichkeit · Auftritt & Ausdruck · Stil & Strategie · Sichtbarkeit) ist die methodische Basis aller Angebote.
Nach meiner kaufmännischen Ausbildung habe ich selbst einige Jahre als Front Office Assistenz gearbeitet — ich kenne die Anforderungen, den Druck und die Wirkung dieser Rolle aus eigener Erfahrung. Das macht den Unterschied in meiner Arbeit mit Teams.
FAQ
Wie viele Teilnehmer sind pro Training möglich? 4 bis 12 Teilnehmer — für eine intensive, persönliche Begleitung.
Findet das Training bei uns im Unternehmen statt? Ja — Inhouse, individuell auf Ihre Unternehmenskultur und Branche abgestimmt. Auch online möglich.
Können einzelne Module gebucht werden? Ja — das Programm ist modular und flexibel buchbar.
Was ist der Unterschied zum 1:1 Coaching? Das Gruppentraining stärkt das gesamte Team gemeinsam. Das 1:1 Coaching geht tiefer — für individuelle Persönlichkeitsentwicklung und nachhaltige Verankerung.
→ Jetzt Gespräch buchen — Empfang & Assistenz gezielt stärken
Im Arbeitsalltag am Empfang oder im Office-Management entstehen immer wieder ähnliche Unsicherheiten. In meinen Trainings begegnen mir besonders häufig folgende Themen:
🎯 Stilsicheres Auftreten & Organisation
- Wie empfange ich Kund:innen und Gäste souverän und professionell?
- Wer geht bei der Begrüßung voraus?
- Wie reagiere ich auf unangemeldete Besucher?
- Wie gehe ich mit Kund:innen um, die sich nicht vorstellen, aber einen Termin beim Chef haben?
🎯 Kommunikation mit Kolleg:innen & Vorgesetzten
- Wie unterbreche ich höflich, aber bestimmt?
- Wie setze ich klare Grenzen, wenn ich gestört werde?
- Was tun, wenn Vorgesetzte nicht zuhören?
🎯 Beschwerden & schwierige Situationen
- Wie gehe ich professionell mit Beschwerden um?
- Wie wahre ich Haltung bei schwierigen Persönlichkeiten?
- Wie bleibe ich ruhig bei Provokationen oder Scheinargumenten?
🎯 Telefon- & Zeitmanagement
- Wie bleibe ich souverän bei Unterbrechungen?
- Wie schaffe ich Struktur und innere Ruhe im hektischen Alltag?
🎯 Souveränität & Selbstbewusstsein
- Wie vertrete ich meinen Standpunkt freundlich, aber klar?
- Wie kommuniziere ich verbindlich und gleichzeitig durchsetzungsstark?
„Man ist viel wert in der Welt, wenn man sein Fach versteht.“ — Freiherr von Knigge
→ Empfang & Assistenz professionell weiterentwickeln
Vorteile und Nutzen
Programmvorteile
✅ Kombination aus Gruppentraining und individuellem Coaching
✅ Flexible Umsetzung — Präsenz oder Online
✅ Präzise Analyse durch Mystery-Check
✅ Praxisnaher Transfer in den Arbeitsalltag
Ihr Mehrwert als Unternehmen
✅ Souveräne, selbstbewusste Mitarbeitende im Kundenkontakt
✅ Professionelle und stilvolle Außenwirkung
✅ Stärkere Kundenbindung durch wertschätzenden Service
✅ Mehr Klarheit, Sicherheit und Zusammenarbeit im Team
Mein Lösungsansatz
Ich arbeite gezielt an klarer, diplomatischer Kommunikation, Gelassenheit in Stresssituationen, strukturiertem Umgang mit Beschwerden und Unterbrechungen — mit Praxisübungen und Rollenspielen für nachhaltige Sicherheit.
Wie kommen wir zusammen?
Schritt 1 — Kennenlerngespräch In einem obligatorischen Kennenlerngespräch (via Zoom oder Microsoft Teams) prüfen wir gemeinsam, ob wir fachlich und menschlich gut zusammenpassen – und ob mein Programm für Sie und Ihr Team den gewünschten Mehrwert bietet. Tipp: Buchen Sie sich direkt einen Termin in meinem Online-Kalender.
Schritt 2 — Briefing- & Strategiegespräch Wenn wir beide spüren: „Ja, das passt.“, folgt ein ausführliches Briefing- und Strategiegespräch. Dabei klären wir Ihren aktuellen Status quo, Ihre konkreten Ziele und Erwartungen, die individuellen Herausforderungen Ihres Teams sowie den gewünschten Rahmen und die Zielsetzung der Begleitung.
Schritt 3 — Trainingsstart & individuelle Umsetzung Nach der Zieldefinition legen wir die Trainingstermine fest. Das Programm wird maßgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Ziel ist ein nachhaltiger Kompetenzaufbau, eine klare Positionierung und ein souveräner Auftritt Ihres Teams.
Schritt 4 — Auswertung, Transfer & nachhaltige Unterstützung Als Sparringpartnerin begleite ich Sie über das Training hinaus. Im Abschlussgespräch besprechen wir die Ergebnisse, konkrete Handlungsempfehlungen und mögliche nächste Schritte für eine langfristige Entwicklung.
Lassen Sie uns den ersten Schritt gehen — ich freue mich auf unser Kennenlerngespräch.
Ich fand den Workshop bzw. die Veranstaltung im Rahmen der Fachtagung für Sekretärinnen äußerst hilfreich und praxisnah.
Außerdem wurden die angesprochenen Themen diskutiert und mit der notwendigen Empathie und Feinfühligkeit behandelt. Die Teilnahme war eine große Bereicherung für mich.
Der Workshop war echt klasse, vor allen das Thema Wirkung und Körpersprache und Small-Talk.
Ich fühle mich jetzt sicherer und werde in vielen Situationen ihre Tipps umsetzen.
Danke auch für die spannenden Motivations- und Mindset Übungen. Als Trainerin wirkten sie auf mich witzig und sicher.
Ihr Workshop war sehr interessant und kurzweilig. Sie sind eine klasse Trainerin mit viel Wissen und Erfahrungen.
Was nutzt mir der Workshop im Berufsalltag? Ich werde meine Aufmerksamkeit mehr auf meine Haltung und auf den geschulten Umgang mit anderen lenken.
Vielen Dank für den spannenden und sehr gut vorbereiteten Workshop für unsere Sekretärinnen und Assistentinnen. Besonders lobenswert waren die vielen Übungen und Rollenspiele und der spannende, abwechslungsreiche Aufbau der Themenvielfalt.
Die Damen fühlen sich jetzt selbstsicherer und werden mehr auf ihre Körperhaltung in Gesprächen sowie auf die Kleidung zu unterschiedlichen Anlässen achten.
Die Thema Außenwirkung und Begrüßungsrituale mit unterschiedlichen Persönlichkeiten kamen sehr gut an.
Liebe Frau Pötsch,
der Workshop und der Mystery-Check vorab zu unserer Wirkung hat uns sehr gut gefallen. Es gab viele spannende Impulse im Bereich Auftritt, Wirkung, Verhalten am Telefon, Verhalten sowie zeitgemäße Umgangsformen bei Kunden/ am Front-Office, im Bereich Wording und Kommunikation, Styling und im Restaurant.
Besonders hilfreich empfanden wir die Analyse zu unserer Wirkung auf den mitgebrachten Fotos.
Business Knigge und ein Verständnis von unterschiedlichen Persönlichkeitstypen ist für uns als Visitenkarte des Hause besonders wichtig.
Vielen Dank, dass Sie auf die vielen Fragen von uns eingegangen sind und wir gemeinsam mit Ihrer Expertise / Unterstützung entsprechende Lösungsvorschläge erarbeitet haben. Der Medien- und Methodenmix, das Handout & Workbook sowie Ihr authentisches und humorvolles Auftreten haben uns besonders gut gefallen
Ihr Workshop kam bei unseren Damen insgesamt sehr gut an.
Begrüßung, Vorstellung, Präsenz, Körperhaltung und Anrede in Online & Offline waren wertvolle Impulse im Kontakt mit unterschiedlichen Persönlichkeiten bei uns im Unternehmen.
Welche Tipps & Impulse nehmen wir mit?
- Die Herangehensweise in der Konfliktbewältigung
- Dass wir mehr auf die Wahl von Farben, Mustern, Schuhen und Accessoires sowie unserer Wirkung allgemein in Gesprächen, auf meine Körperhaltung und auf die Kleidung achten.
Weiterbildung für Sekretärinnen, Business Knigge Front-Office Team, Auftritt als Assistenz, Training für Sekretärinnen, Assistenten und Frontoffice, Auftritt und Wirkung für Sekretärinnen, die Rolle als Sprachrohr repräsentieren, Repräsentanz als Sekretärin, Asssitentin, Stilsicherheit und Schlagfertigkeit für Sekretärinnen, Kommunikationstraining für Sekretärinnne, Assistentinnen und Frontoffice, Imageberatung für Frontoffice-Teams